Ngày nay chúng ta vẫn thường nghe nói đến các cuộc gọi video call qua Facebook, Zalo… hay phần mềm Skype sử dụng trong doanh nghiệp. Những ứng dụng này kết nối mọi người với nhau thông qua đường truyền internet. Tuy nhiên ít ai có thể hiểu được khái niệm hội thảo trực tuyến là gì, cùng với việc xây dựng hệ thống hội thảo trực tuyến như thế nào?. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết này nhé.
Hiểu một cách đơn giản, hội nghị truyền hình (hay còn gọi là hội nghị trực tuyến hoặc là họp trực tuyến) chính là một hình thức gọi video cao cấp, chuyên nghiệp hơn video call.
Công nghệ này cho phép kết nối giữa hai hoặc nhiều địa điểm khác nhau đồng thời, số người tham dự tại mỗi điểm có thể là hàng chục thậm chí hàng trăm người. Trong cuộc họp, các bên có thể trao đổi, tương tác, chia sẻ dữ liệu… trong thời gian thực. Hội nghị truyền hình thường được sử dụng trong các tổ chức, doanh nghiệp để tổ chức cuộc họp trực tuyến nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí cho quá trình di chuyển
Nếu như video call là miễn phí thì với hội nghị truyền hình trực tuyến, bạn phải bỏ ra một khoản chi phí để đầu tư các thiết bị để truyền tải dữ liệu hình ảnh và âm thanh như: camera, micro, loa, bộ giải mã… Những thiết bị chuyên dụng này được gọi chung là
Về cơ bản có hai loại:
- Hệ thống phần cứng chuyên dụng như thiết bị của Polycom, AVer…
- Hệ thống phần mềm như web conference, app trên PC/ smart phone / tablet…
Tuỳ vào nhu cầu và khả năng tài chính mà bạn có thể chọn hệ thống hội nghị truyền hình phù hợp với doanh nghiệp mình. Hoặc bạn có thể tham khảo hướng dẫn sau đây của chúng tôi:
Hướng dẫn chọn hệ thống hội thảo trực tuyến tốt nhất
Bước 1: Xác định nhu cầu kết nối hội thảo trực tuyến
Hội nghị truyền hình có thể xảy ra theo hai cách: giao tiếp điểm-điểm hoặc đa điểm.
- Điểm-điểm:
Là hệ thống kết nối hai điểm khác nhau bất cứ nơi nào, cho dù một văn phòng ở Việt Nam hoặc một phòng hội nghị ở Singapore. Cá nhân hoặc bên thường sử dụng phần cứng như máy tính xách tay hoặc máy tính để bàn có camera và micrô tích hợp hoặc giải pháp dựa trên phòng, nơi thiết bị hội nghị truyền hình cố định với cài đặt đó.
- Đa điểm:
Hội nghị trực tuyến đa điểm tương tự như điểm-điểm trong phần cứng nhưng cho phép ba hoặc nhiều vị trí được kết nối với nhau. Tất cả những người tham gia cuộc gọi điện video đều có thể xem, nói và lắng nghe nhau trong phiên, cũng như chia sẻ nội dung nếu cần.
Bước 2: Xác định thiết bị sử dụng để kết nối
Máy tính: Nhiều máy tính hiện đại đã được trang bị camera và micrô nhưng bạn cũng có thể sử dụng bổ sung camera hội nghị truyền hình USB với chi phí tương đối thấp. Những công cụ hội nghị này là tốt nhất cho nhân viên văn phòng chỉ tìm cách tương tác với một hoặc một số ít người – vì camera và thiết bị thu âm không đủ mạnh để tiếp cận khoảng cách xa hơn. Tuy nhiên, chúng là những công cụ giá rẻ, tích hợp và hữu ích cho rất nhiều tình huống.
Mô hình kết nối:
Thiết bị yêu cầu: Laptop/PC + phần mềm hội nghị truyền hình + camera hội nghị truyền hình
Camera hội nghị truyền hình: camera chuyên dụng có tích hợp micro
Hệ thống phòng (H.323 & SIP): Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp cho nhiều người tham dự hơn trong hội nghị video, bạn có thể muốn xem xét các hệ thống hội nghị truyền hình được thiết kế cho các phòng hội nghị. Có camera có khả năng quay - nghiêng - thu phóng (Pan-tilt-zoom), loa thu âm 360° nhằm phủ sóng toàn bộ phòng hoặc tất cả những người tham gia. v.v. Những công cụ này thường tốn kém hơn nhưng chất lượng cũng tốt hơn rất nhiều, mang lại trải nghiệm đầy đủ hơn cho những người dùng cần cộng tác cùng nhau trên một hội nghị.
Mô hình kết nối:
Thiết bị yêu cầu: Màn hình + bộ thiết bị hội nghị truyền hình
Màn hình: cho phép xem các bên bạn đang giao tiếp. Màn hình ở đây có thể là TV hoặc máy chiếu. Tùy thuộc vào cách bạn muốn sử dụng hệ thống hội nghị truyền hình của mình, bạn có thể bổ sung một màn hình thứ hai để cho phép chia sẻ nội dung trong khi vẫn xem những người tham gia ở xa.
Thiết bị hội nghị truyền hình: bao gồm camera, micrô, codec và một số dây cáp đi kèm
Nên sử dụng thêm máy tính kết nối để chia sẻ dữ liệu trong cuộc họp
Lưu ý: Tùy thuộc vào hạ tầng phòng họp mà số lượng các thiết bị âm thanh, hình ảnh sẽ được tùy chọn bổ sung để đáp ứng theo nhu cầu diện tích phòng họp, số lượng người tham gia
Thiết bị di động: Đôi khi bạn có thể không đến được phòng hội nghị hoặc bàn làm việc để gọi điện video. Đừng lo, bạn có thể sử dụng điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng của mình như iPad để tham gia hội nghị truyền hình khi đang di chuyển. Giải pháp này giúp các lãnh đạo, nhân viên đang công tác xa vẫn có thể kết nối dễ dàng, nhanh chóng với nhóm của mình.
Mô hình kết nối:
Thiết bị yêu cầu: điện thoại/máy tính bảng + phần mềm hội nghị truyền hình
>>Xem thêm: Ưu và nhược điểm của họp truyền hình
Bước 3: Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hội thảo trực tuyến
Trước khi bạn tìm kiếm giải pháp hội nghị truyền hình trực tuyến phù hợp nhất cho tổ chức của mình, điều quan trọng là phải xác định ngân sách và các yêu cầu chức năng của bạn trước tiên. Thảo luận điều đó với nhà cung cấp, họ sẽ cho bạn biết chính xác sản phẩm nào phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.
Ở đây chúng tôi xin giới thiệu cho bạn giải pháp hội thảo trực tuyến với phần mềm Naviconference của công ty Namviet Telecom.
Nếu bạn đã quyết định chọn cho mình một phần mềm hội thảo trực tuyến thì hãy đến với chúng tôi, NaviConference hiện đang cung cấp ứng dụng hội thảo trực tuyến với phần mềm Naviconference phiên bản 3.0. Giải pháp họp trực tuyến Naviconference tự hào là giải pháp chất lượng, được nhiều người tin dùng và được thiết kế trên nền tảng công nghệ Realtime Communication tiên tiến nhất hiện nay. Có được điều này chính là nhờ sự kết hợp giữa: đội ngũ kỹ sư tâm huyết, am hiểu công nghệ và hạ tầng mạng Internet tại Việt Nam của chúng tôi với các đối tác chuyên gia đến từ Hàn Quốc và Mỹ.
