.jpg)
Hội nghị trực tuyến có thể lãng phí rất lớn về thời gian. Nhưng khi tiến hành đúng, nó có thể vừa hiệu quả và hữu hiệu, tiết kiệm thời gian, chi phí, nhanh chóng, an toàn, thậm chí còn hơn cả các cuộc họp gặp gỡ trực tiếp.
Chính xác là các cuộc họp trực tuyến có thể vượt trội hơn so với các cuộc họp truyền thống. Thuận lợi rõ ràng của hội nghị qua điện thoại là nhanh, dễ dàng, và tương đối rẻ để nhóm mọi người làm việc cùng nhau, nhưng nó cũng có lợi ích độc đáo khác mà không nhiều người biết được, bao gồm những thứ sau đây:
- Hội nghị thoại có thể dễ dàng được ghi âm lại. Nhiều dịch vụ như Navi conference của Namviet Telecom có chức năng ghi âm không chỉ âm thanh cuộc họp mà bao gồm cả các tài liệu được chia sẻ, trình chiếu thông qua word, powerpoint... trong buổi họp. Vì thế người nào bỏ lỡ một cuộc họp quan trọng, họ có thể dễ dàng bắt kịp bằng cách nghe lại file ghi âm. Hơn nữa, một số công cụ tiên tiến cho phép người ta lướt qua nhanh những đoạn không quan tâm, để tập trung đến phần họ quan tâm như thảo luận về quá trình ngân sách thường niên.
- Mọi người có thể được mời bổ sung vào ngay lập tức để trả lời những câu hỏi hoặc đưa ra các ý kiến tư vấn chuyên gia của họ trên một đề tài nào đó. Họ chẳng cần phải lãng phí thì giờ ngồi cho tới hết toàn bộ cuộc họp; họ có thể tham gia chính xác khi họ được yêu cầu bất kể hiện tại họ đang ở đâu. Tất cả việc này có thể được thực hiện trong chớp mắt, chắc chắn trong các cuộc họp truyền thống thì đại loại sẽ phải chạy xuống hành lang tìm ai đó trong khi những người khác ngồi và đợi.
- Mọi người có thể thực hiện các cuộc trao đổi riêng để trao đổi nhanh về 1 đề tài đặc biệt nào đó. Không cần phải kéo nhau ra hành lang trao đổi và quay lại phòng họp chính thì mới biết vừa bỏ qua vài thông tin quan trọng.“Họp trực tuyến rất khó thực hiện. Mà vấn đề chính đó là giữ được sự hứng thú tham gia của mọi người”, theo Keith Ferrazzi, tác giả của cuốn sách nổi tiếng “Đừng bao giờ đi ăn một mình”.
5 bước để tổ chức cuộc hội nghị trực tuyến diễn ra thành công:
Sau đây là các bước rất quan trọng để đảm bảo cho bạn những cuộc họp trực tuyến tiến hành trơn tru và thu hút được sự chú ý của những người tham gia:
- Sử dụng video: Đây có lẽ là nguyên tắc quan trọng nhất. Sử dụng video không chỉ cho phép mọi người “đọc” phản ứng và tâm trạng của nhau, nó cũng khuyến khích họ chú ý và chống lại những xử lý đa nhiệm riêng tư. Từ đó có thể khuyến khích họ tập trung vào cuộc họp.
- 5 phút đầu tiên: Trong năm phút đầu tiên của một cuộc họp ảo, tất cả mọi người nên thay phiên nhau và nói chuyện một chút về những gì đang xảy ra trong cuộc sống của họ, hoặc là cá nhân hoặc chuyên nghiệp. Điều này sẽ giúp phá vỡ lớp băng”và thiết lập tâm trạng thích hợp cho mọi người lắng nghe và kết nối với nhau.
- Phân công nhiệm vụ: Phân công nhiệm vụ như sau: Chỉ định các nhiệm vụ như người viết bảng trắng, người ghi phút, và quản lý Q&A, v.v. Luân phiên phân công nhiệm vụ thay đổi cho nhau trong mỗi cuộc họp.
- Cấm sử dụng chức năng”tắt tiếng”: Một cách “hữu hiệu”để giết chết tâm trạng của bất kỳ cuộc họp ảo nào là sự im lặng tẻ nhạt sau một trò đùa bởi vì mọi người cười nhưng các đầu khác lại không nghe được. Lẽ quan trọng hơn, tắt tiếng không khuyến khích thảo luận tự phát. Tất nhiên, nếu một người nào đó trong môi trường ồn ào giống như một thiết bị đầu cuối sân bay, chức năng tắt âm có thể giúp ngăn chặn sự gián đoạn cho cuộc họp, nhưng những trường hợp này nên xem là ngoại lệ.
- Phạt những người làm việc “đa nhiệm”: Nhiều nhà quản lý chịu đựng được những người làm việc đa nhiệm trong buổi xong. Nhưng trên hết là, không phải là ai ai cũng sử dụng hiệu quả nhất thời gian của họ? Sự thật đơn giản là không có gì gây cho cuộc họp kém hiệu quả bằng làm việc đa nhiệm.Để ngăn cản nó, các nhà quản lý nên thực hiện hình phạt đối với người phạm tội. Các công ty có thể áp dụng những điều khoản phạt nho nhỏ như trả tiền cafe cho buổi họp, hoặc rửa máy pha cafe trong vòng một tuần…
Khi các công ty ngày càng trở nên”toàn cầu” và nhân viên liên lạc với nhau từ xa ngày càng nhiều, hội nghị trực tuyến đã trở thành một thức tế hàng ngày của công ty, doanh nghiệp, tổ chức. Bằng cách hiểu được những ưu điểm độc đáo của hội nghị trực tuyến, đi cùng với những chỉ dẫn đơn giản và có ích trên, bạn hoàn toàn có thể tổ chức những buổi họp trực tuyến hiệu quả và hữu hiệu như là một buổi họp trực tiếp.
