Theo một số nghiên cứu thực tế cho thấy, có hơn 65% các cuộc họp trực tuyến diễn ra không mang lại kết quả như mong muốn cho các doanh nghiệp. Và lý do lớn nhất dẫn đến điều đó là do các chủ tọa cuộc họp chưa điều hành được các cuộc họp. Vậy những người chủ trì cuộc họp cần phải làm gì để các cuộc họp trực tuyến mang lại kết quả tốt nhất?
Xác định mục đích diễn ra cuộc họp
Để có những cuộc họp trực tuyến diễn ra hiệu quả, người chủ trì cuộc họp phải xác định được mục đích diễn ra cuộc họp. Từ đó, bạn mới xác định được phương hướng và các công việc cụ thể để chuẩn bị cho cuộc họp trực tuyến. Điều này giúp cuộc họp truyền hình trực tuyến diễn ra đúng hướng và sẽ có hiệu quả cao hơn. Hơn nữa, việc tìm ra được mục đích diễn ra cuộc họp giúp các thành viên tham gia cuộc họp trực tuyến có những sự chuẩn bị và tiết kiệm thời gian hơn.
Chuẩn bị chu đáo cho buổi họp
Một buổi họp trực tuyến diễn ra thuận lợi, suôn sẻ và không bị gián đoạn phụ thuộc rất nhiều vào công tác chuẩn bị. Người chủ trì cuộc họp những cuộc họp trực tuyến cần chuẩn bị rất nhiều khâu như kiểm tra kết nối của phần mềm, điều kiện ánh sáng trong phòng họp, kiểm tra thiết bị micro, webcam họp trực tuyến,… Ngoài ra, việc kiểm tra đường truyền mạng cũng rất quan trọng, nó là yếu tố để cuộc họp diễn ra liên tục và đạt hiệu quả cao. Chính vì thế, việc chuẩn bị chu đáo cho các cuộc họp trực tuyến của người chủ trì rất quan trọng.
Gửi tiến trình của cuộc họp trực tuyến cho những thành viên tham gia
Để tất cả các thành viên tham gia cuộc họp có thể nắm được những nội dung cơ bản sẽ diễn ra ở cuộc họp cũng như có thời gian chuẩn bị, người chủ trì nên gửi bản tiến trình trước cho các thành viên. Trong đó, người chủ trì phải ghi rõ thời gian, nội dung cơ bản của cuộc họp, và link kết nối trong cuộc họp trực tuyến. Như vậy, các thành viên có thể chuẩn bị được các nội dung báo cáo, cũng như các tài liệu liên quan đến cuộc họp.
Ngoài ra, việc gửi tiến trình trước cũng sẽ giúp những thành viên tham gia cuộc họp sẽ sắp xếp được các công việc, lịch hẹn để có thể tham gia cuộc họp đầy đủ.
Phát huy vai trò của người chủ trì
Chủ tọa của các cuộc họp trực tuyến nói riêng là những người điều hành, chủ trì cuộc họp và nắm giữ quyền kiểm soát nội dung của cuộc họp trực tuyến. Chính vì thế, vai trò của người chủ tọa rất quan trọng bởi họ là người điều hành cuộc họp trực tuyến. Họ sẽ là người xử lý tất cả các tình huống phát sinh trong cuộc họp và điều hành để không xảy ra các mẫu thuẫn. Bên cạnh đó, chủ tọa cũng là người tổng hợp tất cả các ý kiến, đề xuất, và đưa ra quyết định cuối cùng. Vậy nên, chủ tọa là người không thể vắng mặt trong các cuộc họp trực tuyến.
Luôn khuyến khích các thành viên đóng góp ý kiến và tổng hợp các ý kiến
Trong các cuộc họp trực tuyến, nếu như không có ý kiến đóng góp từ các thành viên thì nó sẽ trở thành một cuộ họ thất bại. Vì thế, chủ tọa sẽ là người khuyến khích tất cả các thành viên tham gia cuộc họp đưa ra các ý kiến cho cuộc họp. Như vậy, bầu không khí của cuộc họp sẽ sôi nổi, hào hứng và đạt kết quả tốt hơn.
Khi đón nhận tất cả các ý kiến độc đáo của các thành viên, chủ tọa sẽ là người tổng hợp tất cả các ý kiến để đưa ra quyết định cuối cùng. Chủ tọa sẽ là người đều hành để bàn luận các ý kiến đưa ra có phù hợp hay không và cần sửa ở đâu. Như vậy, cuộc họp trực tuyến sẽ có năng suất cao hơn và đạt hiệu quả hơn.
Để một cuộc họp trực tuyến được diễn ra suôn sẻ và thuận lợi, chủ tọa là người rất nắm giữ tất cả. Chính vì thế, trước và trong khi diễn ra cuộc họp trực tuyến, người chủ trì cuộc họp cần phải luôn linh hoạt và có những sự chuẩn bị để cuộc họp trực tuyến diễn ra thành công và có hiệu quả cao.
>>> Tìm hiều giải pháp họp trực tuyến cho CEO
>>> Làm thế nào để âm thanh hội nghị trực tuyến rõ nét nhất?
