Bạn đã từng thất bại hay gặp trục trặc kỹ thuật cũng như nhân sự trong một cuộc họp trực tuyến chưa. Nếu đã từng trải qua cảm giác đó thì bạn nên đọc bài viết chia sẽ về giải pháp họp trực tuyến hiệu quả cho doanh nghiệp của Naviconference.
Vấn đề về kỹ thuật
Đối với vấn đề kỹ thuật bạn cần có một nhân viên kỹ thuật chuyên phụ trách về phần mềm, phần cứng của hội nghị truyền hình. Về phần cứng, bạn phải có mic và tai nghe chất lượng đảm bảo cả 2 đầu có thể nghe rõ ràng giọng nói của đối phương.
Bạn cũng cần phải thiết lập đúng phần cứng đúng quy chuẩn. Về vấn đề này, bạn đừng lo lắng, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cài đặt, xử lý những tình huống xấu khi phát sinh.
Khi nói đến phần mềm họp trực tuyến, nên lựa chọn dựa trên các tiêu chí sau:
- + Bảo mật tốt: Một phần mềm Họp trực tuyến đáng tin cậy là phần mềm bảo mật thông tin tốt cho cuộc họp
- + Tính năng đặc biệt: đăng ký phát biểu, Remote Desktop (Tính năng này giúp chủ tọa hỗ trợ từ xa )
- + Khả năng tiếp cận thân thiện
- + Dễ sử dụng với mọi đối tượng
.JPG)
Thông báo thông tin cần thiết cho những người tham gia cuộc họp
Đối với mỗi cuộc họp trực tuyến bạn cần báo cho các thành viên tham gia cuộc họp những yếu tố cần thiết như:
- + Thời gian tham gia
- + Nội dung chương trình
- + Hướng dẫn mọi người nội quy trong cuộc họp trực tuyến
Những bất ngờ gần như không bao giờ được chào đón trong các cuộc họp, đặc biệt là trong các cuộc Họp trực tuyến. Đây không phải là một con đường để kiểm tra năng lực, kiến thức hoặc sự chuẩn bị của nhân viên. Giúp người tham gia chuẩn bị thay vì tạo ra những rào cản để đạt được một cuộc Hội nghị truyền hình hiệu quả. Năng suất trong các cuộc họp là vô cùng khó khăn để đạt được mà không cần chuẩn bị.
Chương trình không nhất thiết phải chính thức hoặc cực kỳ chi tiết, nhưng cần nêu rõ một cách toàn diện những gì cuộc họp cần đề cập. Cùng với chương trình, nó giúp gửi các tài liệu và tài liệu tham khảo có liên quan. Chúng có thể bao gồm các liên kết, tài liệu, tập tin đa phương tiện hoặc hướng dẫn.
Đúng giờ và có kế hoạch thời gian kết thúc
Điều quan trọng là tổ chức đúng giờ như một thói quen. Các cuộc họp nên luôn luôn bắt đầu tại thời điểm được nêu trong thông báo. Ngoài ra, tốt nhất là dự kiến tổng thời gian cuộc họp sẽ diễn ra. Tránh thời gian họp kết thúc mở hoặc không xác định. Các nhóm có xu hướng làm việc hiệu quả hơn khi các nhiệm vụ hoặc hoạt động được phân bổ các mốc thời gian tương ứng.
Đặt giới hạn khi giải quyết chương trình họp có lợi cho cả quản lý và nhân viên. Đối với quản lý, nó cải thiện hiệu quả, vì nó tạo ra sự khẩn cấp để hoàn thành các cuộc thảo luận càng sớm càng tốt và đưa ra các nghị quyết mong muốn. Đối với nhân viên, nó cho phép kiểm soát hợp lý thời gian làm việc của họ. Các cuộc họp hầu hết được coi là sự gián đoạn lịch trình thường xuyên của nhân viên. Giữ nhân viên trong các cuộc họp mà không có thời gian kết thúc xác định có thể khiến họ rời bỏ lịch trình của họ.
Hạn chế tiếng ồn và sự gián đoạn
Tiếng ồn là điều tối kỵ đối với một cuộc họp, bạn nên hạn chế tiếng ồn bằng cách
- + Sử dụng phòng cách âm cho cuộc họp
- + Cửa phòng họp nên được khóa lại trong quá trình họp
- + Điện thoại để chế độ yên lặng
Quán cà phê và thậm chí bàn làm việc không phải là địa điểm thích hợp cho các Hội nghị truyền hình. Tuy nhiên, nếu không thể tránh khỏi việc một số người tham gia ở vị trí dễ bị ồn ào và gián đoạn, hãy khuyên họ đặt camera của họ để mọi người đi qua không xuất hiện trong màn hình. Yêu cầu họ sử dụng micrô một chiều hoặc đưa micrô của họ lại gần miệng khi nói.
Đưa ra một định dạng hoặc quy trình chuẩn.
Để cuộc họp suôn sẻ đi theo dòng chảy tự nhiên, bạn cần tạo một định dạng quy chuẩn. Phần giới thiệu là cần thiết. Điều quan trọng là giới thiệu đúng người tham gia với nhau. Cũng có thể cần phải gắn thẻ tên, đặc biệt là khi có nhiều người trong cuộc Hội nghị và nếu một số người chỉ có thể tham gia bằng giọng nói của họ (tham gia họp bằng cách sử dụng điện thoại Hội nghị).
Ở giữa cuộc Họp trực tuyến, “người phá băng” rất hữu ích, đặc biệt là khi những người tham gia không quen biết nhau. Ngoài ra, nên thỉnh thoảng nghỉ giải lao, đặc biệt là trong các cuộc thảo luận nghiêm túc nơi người tham gia có thể trở nên căng thẳng hoặc kích động.
Kết thúc các cuộc họp nên ghi lại những thông tin như sau:
- + Tóm tắt các chi tiết thảo luận
- + Danh sách các chủ đề chưa được đề cập đầy đủ và cần được giải quyết trong cuộc họp tiếp theo
- + Giải quyết vấn đề
- + Phân công nhiệm vụ nếu có
Một cuộc họp hữu ích bao gồm hầu hết, nếu không phải tất cả, các gạch đầu dòng các thông tin được diễn ra trong cuộc Họp trực tuyến. Nếu bất cứ điều gì chưa được thảo luận đầy đủ, nó nên được ưu tiên trong cuộc họp tiếp theo. Nếu chương trình liệt kê các vấn đề hoặc vấn đề cần được giải quyết, chúng sẽ được giải quyết vào cuối cuộc họp hoặc lên lịch cho một vòng thảo luận khác. Cuối cùng, một cuộc họp hiệu quả dẫn đến các hành động để đáp ứng với những gì người tham gia đồng ý hoặc những gì trưởng nhóm chỉ định. Những phân công này cần được liệt kê rõ ràng và truyền đến những người hoặc bộ phận được chỉ định.
Một cuộc Họp trực tuyến hiệu quả không chỉ cần những thông tin mà chúng tôi nêu trên mà có thể là những yếu tố khác ảnh hưởng nên. Có thể là do kỹ thuật trong việc diễn ra cuộc họp như thiết bị hỗ trợ cuộc họp và phần mềm mà bạn tham gia sử dụng, cũng có thể là những tác nhân bên ngoài mà bạn không tránh được. Những tác nhân bên người thì chúng ta không thể lường trước được, nhưng về phần kỹ thuật thì chắc hẳn chúng ta có thể hạn chế. Hãy lựa chọn giải pháp Hội nghị truyền hình đáng tin cậy, dễ dàng cài đặt và sử dụng, phù hợp với mọi cơ sở hạ tầng. Đó có thể đã giúp bạn tạo ra 1 cuộc Họp trực tuyến đạt hiệu quả tốt cho kinh doanh toàn cầu.
>> XEM THÊM: Thiết bị hội nghị truyền hình tích hợp 3 trong 1 TTS01CS3
>> XEM THÊM: Bộ thu hình ảnh webcam LogiTech C930e USA
Hy vọng bài viết cung cấp nhiều thông tin hữu ích cho bạn. Nếu như bạn có thắc mắc hoặc cần chúng tôi giải đáp các câu hỏi hãy liên hệ với chúng tôi thông qua:
+ Website: https://naviconference.com
+ Điện thoại: 0906.109.099/ 0906.010.079
+ Email: namviettelecom@gmail.com
