Các doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay ở nước ta đang ngày càng mở rộng thị trường và phát triển ra nhiều cơ sở khác nhau. Chính vì thế, việc tìm ra giải pháp liên lạc, trao đổi thông tin nội bộ giữa các cán bộ công nhân viên trong nội bộ công ty là rất cần thiết. Vậy làm thế nào để trong cùng 1 ngày vừa có thể cắt giảm được chi phí đi lại, vừa có thể trao đổi thông tin với khách hàng, mà vẫn có thể họp nội bộ với nhân viên công ty? Đó chính là sử dụng giải pháp hội nghị tuyền hình trực tuyến.
Thay vì mất một khoảng thời gian dài để di chuyển giữa các thành phố, thì khi sử dụng giải pháp hội nghị truyền hình trực tuyến, bạn có thể ngồi ngay tại văn phòng và tham gia các cuộc họp. Bằng cách này, những người trình bày trong cuộc họp được thể hiện ngay trên màn hình với hình ảnh và lời nói rất sắc nét. Hơn nữa, những người tham gia cuộc họp có thể tham gia đóng góp ý kiến, bàn bạc những nội dung đã đưa ra.
Ngoài ra, đối với những cuộc họp với đối tác, bạn hàng, thì những thành viên tham gia cuộc họp có thể trình bày ngay trên màn hình hoặc qua bảng trắng để phác thảo những ý tưởng trong các cuộc họp trực tuyến. Bên cạnh đó, có một số ứng dụng trong phần mềm họp trực tuyến, nó còn cho phép người dùng chuyển quyền kiểm soát cho người khác mà không hề bị gán đoạn cuộc họp.
Giá của giải pháp họp truyền hình
Đối với tất cả các doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp vừa và nhỏ, đều rất quan tâm đến giá cả của giải pháp hội nghị truyền hình trực tuyến. Nhưng giá của giải pháp hội nghị truyền hình trực tuyến như thế nào hoàn toàn phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp, số lượng điểm cầu tham gia họp trực tuyến, sử dụng hình thức cung cấp theo năm, tháng hay mua vĩnh viễn. Mỗi hình thức cũng cấp khác nahu thì đều có những lợi thế và ưu điểm khác nhau. Chính vì thế mà mức giá luôn được diều chỉnh theo yêu cầu của doanh nghiệp.
Một số doanh nghiệp để tiết kiệm được chi phí đã sử dụng những phần mềm họp trực tuyến miễn phí. Nhưng những gói này đều có những hạn chế về mặt tính năng cũng như về vấn đề bảo mật. Nhiều phần mềm hội nghị truyền hình trực tuyến miễn phí bị hạn chế số lượng điểm cầu truy cập và hạ tầng mạng nên khi sử dụng thường xuyên gặp các vấn đề dừng hình, lặp hình hoặc mất kết nối. Và nếu muốn nâng cấp thêm, doanh nghiệp phải đầu tư lại từ đầu và mua thêm phần mềm để mở rộng. Như vậy sẽ gây tốn kém thêm rất nhiều chi phí mà chất lượng lại không được đảm bảo.
Dễ dàng sử dụng các tính năng
Khi bạn đã tìm được các giải pháp hội nghị truyền hình trực tuyến phù hợp với nhu cầu và chi phí của doanh nghiệp, điều quan trọng nhất đó chính là việc sử dụng. Nếu như giao diện gây khó khăn và trở ngại cho người dùng thì điều này sẽ gây ra rất nhiều trở ngại cho cuộc họp. Nó sẽ gây ra sự chậm trễ trong thời gian bắt đầu cuộc họp, điều này khiến cho doanh nghiệp của bạn trở nên không chuyên nghiệp trong mắt đối tác.
Nếu bạn muốn kiểm tra phần mềm có dễ sử dụng hay không, bạn nên kiểm tra việc đăng ký tài khoản, tạo một cuộc họp và thử mời người tham gia cuộc họp xem có mất nhiều thời gian hay không. Ngoài ra còn xem các thiết lập về âm thanh, hình ảnh có cần thực hiện bởi những người có chuyên môn hay không?
Bên cạnh đó, bạn cũng nên kiểm tra những tính năng nổi bật của phần mềm hội nghị truyền hình trực tuyến. Đối với việc kiểm tả chức năng trình chiếu, bạn hãy tạo ra một cuộc họp trực tuyến để kiểm tra những tính năng chia sẻ tài liệu, hình ảnh hoặc thực hiện ghi hình nhật ký cuộc họp.
Một trong những tính năng khác mà bạn nên chú ý tới đó là giới hạn số lượng điểm cầu tham gia vào hội nghị truyền hình trực tuyến. Số lượng người tham gia ở một điểm cầu thì không bị giời hạn nhưng số lượng điểm cầu tham gia vào cuộc họp trực tuyến của mỗi phần mềm lại khác nhau. Và số lượng điểm cầu tham gia được hiển thị rõ trên màn hình họp. Ví dụ như phần mềm họp trực tuyến Naviconference có thể cho các doanh nghiệp tổ chức các cuộc họp có hơn 200 điểm cầu tham gia.
Và hầu hết cấc phần mềm hội nghị truyền hình trực tuyến đều cho phép người dùng thực hiện ghi hình cuộc họp. Các nội dung trong cuộc họp, tài liệu sẽ được chia sẻ cho những người đã bỏ lỡ cuộc họp hoặc cho các nhân viên mới để họ nắm bắt được tình hình.
Khả năng tương thích và hỗ trợ trong hội nghị truyền hình trực tuyến
Một vấn đề cuối cùng là bạn nên kiểm tra đó là khả năng tương thích của trình duyệt và yêu cầu của hệ thống. Bạn nên lựa chọn một hệ điều hành không quá kén chọn hệ điều hành bởi bạn có thể sử dụng nó trên nhiều trình duyệt khác nhau.
Ngoài khả năng hỗ trợ của hệ điều hành, bạn cũng cần tìm hiểu thêm về tính tương thích của sản phẩm. Ví dụ như bên đối tác đã sử dụng hệ thống Hội nghị truyền hình trước đây, giờ muốn nâng cấp thêm phần mềm Hội nghị truyền hình mới. Bạn có thể hoàn toàn tận dụng với hệ thống cũ mà không cần đầu tư mới hoàn toàn, tiết kiệm chi phí đầu tư cho hệ thống. Đây cũng là lựa chọn hàng đầu cho việc cắt giảm chi phí bằng cách sử dụng Hội nghị truyền hình.
