Họp trực tuyến - giải pháp họp hiệu quả cho doanh nghiệp, tổ chức...

Họp trực tuyến sử dụng các thiết bị truyền âm thanh và hình ảnh từ những nơi xa nhau lại gần nhau mang tới cho mọi người ở những điểm khác nhau có thể cùng tham gia 1 cuộc họp. Trong cuộc họp đó có thể kết nối giữa 2 người tại hai điểm cầu khác nhau (điểm – điểm) hoặc các điểm với nhau (nhiều điểm) với nhiều hơn một người ở trong một phòng họp rộng tại các điểm khác. Bên cạnh việc truyền âm thanh, hình ảnh tại các điểm cầu tới điểm cầu khác hay tới các điểm cầu, Họp trực tuyến còn được sử dụng để chia sẻ tài liệu, trình chiếu, lưu lại thông tin, máy tính có thể hiển thị thông tin hay thậm chí là trên bảng viết (thông qua camera để thu và phát cho phía các đầu cầu còn lại xem thông tin trên bảng)

Lợi ích to lớn mà họp trực tuyến so với các cuộc họp thông thường.

Lợi ích chung nhất khi tham gia cuộc họp đó là nhanh chóng, hiệu quả, tiết kiệm thời gian, công sức, tiền của cho doanh nghiệp và đơn vị. Đảm bảo an toàn về người và của.

- Trong giáo dục học đường:

Sử dụng công nghệ hội nghị truyền hình trong việc đào tạo, giảng dạy từ xa đang là một trong những xu thế đưa công nghệ vào trong học đường của đảng và nhà nước trên con đường hội nhập WTO.
Sinh viên có nhiều hình thức giao tiếp và nhiều công việc cần thể hiện, kết nối, phân tích hay chia sẻ thông tin hay các ý tưởng theo 2 cách kết nối trên các forum
Giáo viên và giảng viên có thể kết nối với một người khác thông qua kết nối hoặc các hình thức giáo dục đa dạng khác như giáo dục từ xa
Giảng viên có thể liên lạc với lớp học khi đi tham sự các cuộc họp khác. Có thể giảng dạy cho học viên như trên thực tế đứng trên bục giảng.
Giảng viên có thể tham gia bảo vệ luận án tại các tổ chức khác
Các nhà nghiên cứu có thể cộng tác với các đồng nghiệp ở tại các tổ chức khác trên cơ sở thường xuyên mà không cần thiết phải công tác để có thể gặp mặt trực tiếp
Các nhà nghiên cứu có thể trả lời các câu hỏi để đề nghị tài trợ từ các cơ quan khác hoặc để các ủy ban xem xét.

Trong kinh doanh

Nhiều khi không phải lúc nào cũng đáp ứng được tình hình. Nhiều cuộc họp khẩn, nhiều vấn đề cần giải quyết kịp thời như công ty chứng khoán ... lúc này có thể nhiều người quan trong không có mặt để giải quyết kịp thì với họp trực tuyến - hội nghị truyền hình các điểm cầu họ có thể gặp nhau, nói chuyện, bàn thảo trực tiếp, có thể gửi thông tin hình ảnh cho nhau rất nhanh chóng, hiệu quả.
Mọi người ở các điểm có thể tham dự các cuộc họp hay các thông báo ngắn, tiết kiệm tiền và thời gian đi lại
Các buổi phỏng vấn xin việc có thể được thực hiện từ các thành phố khác nhau hay thậm chí từ các nước khác nhau, không cần thiết ứng viên hay nhà phỏng vấn phải tới gặp nhau trực tiếp

Trong truyền thông - y tế

Các nhà báo có thể tham gia các cuộc họp báo quốc tế từ bất kì vị trí nào, mà không cần phải rời khỏi văn phòng của họ. Trong y tế: với những cuộc hội chuẩn khẩn cấp để cứu sống bệnh nhân, những ca mổ khẩn đòi hỏi sự trợ giúp của các giáo sư, tiến sĩ có kinh nghiệm. Tuy họ không có mặt ở trong cuộc mổ đó nhưng họ có thể xem qua cầu truyền hình để nắm bắt diễn biến cuộc mổ, Nếu có vấn đề gì thì họ trực tiếp tư vấn và cứu chữa ngay cho. Quả là tiện lợi pải không nào.

Như vậy, họp trực tuyến - hội nghị truyền hình có thể áp dụng trên tất cả các lĩnh vực, tiết kiệm chi phí đi lại cũng như thời gian làm việc. Không cần phải họp theo kiểu Face- to – Face truyền thống, mà chỉ cần có thiết bị kết nối, cùng các thiết bị như Polycom, Aver, oneking là có thể kết nối theo thời gian thực, mà vẫn đảm bảo các cuộc họp được diễn ra dù ở các điểm khác nhau, ở các vùng, miền khác nhau…

Yêu cầu cơ bản về mặt thiết bị phục vụ cho cuộc họp.

Các thiết bị được lắp đặt tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng của đơn vị bạn. Nếu chỉ cần phục vụ cho việc họp đơn giản, kết hợp doanh nghiệp bạn đã có những thiết bị cần thiết rồi thì lại tiết kiệm khá nhiều cho doanh nghiệp về mặt trang bị và cơ bản cần những các thiết bị như sau:

Camera: dùng thu phát hình ảnh trực tiếp ở mỗi điểm cầu truyền dẫn sang các điểm cầu còn lại. Để mọi người có thể nhìn thấy hình ảnh như đang tham gia họp trực tuyến vậy. Mỗi điểm cầu dù ít người hay nhiều người thì cũng cần có 1 camera( truyền hình ảnh). Một camera là cần thiết để có thể gửi các hình ảnh của bạn tới bên nhận. Nó là 1 tùy chọn nếu như bạn kết nối tói một cuộc họp hội nghị truyền hình và bạn chỉ cần xem và nghe những thông tin từ các đầu khác

Màn hình hiển thị: thường yêu cầu với phòng họp lớn, khoảng không gian thu rộng. Đây là một tùy chọn. Một màn hình hiển thị được yêu cầu để bạn có thể xem được hình ảnh từ đầu phía bên kia cuộc họp. Thông thường 1 màn hình hiển thị cỡ lớn hoặc 1 máy chiếu được sử dụng. Tuy nhiên với những trường hợp phòng họp lớn thì có thể được lắp đặt nhiều hơn màn hình, giúp hiển thị được rõ ràng hơn đối với những phòng họp lớn. Với những trường hợp bạn chỉ cần nghe thông tin từ phía bên kia thì không cần thiết phải có màn hình hiển thị, chỉ cần hệ thống loa là đủ.

Loa: Công nghệ loa hiện đại giúp việc phát âm thanh một cách rõ ràng, chuẩn xác hơn. Các tùy chọn như tai nghe cũng có thể được sử dụng. Tùy vào các trường hợp cụ thể mà thiết bị loa được sử dụng cũng linh hoạt hơn. Với những phòng họp cố định thì hệ thống âm thanh thường được lắp đặt kết nối với hệ thống loa có sẵn ở phòng

Microphone: Ít nhất mỗi điểm cầu cần có 1 microphone được yêu cầu để bạn có thể trao đổi thông tin với đầu còn lại. Còn với những phòng họp lớn, phòng họp hội nghị đông người tham gia thì có thể trang bị mỗi người 1 mic. Ngay nay có các thiết bị microphone chuyên dụng của các hãng giúp bạn truyền tải âm thanh rõ ràng hơn, giúp đầu còn lại có thể nghe được một cách chính xác những gì bạn muốn nói

Đó là những thiết bị họp trực tuyến cần thiết cơ ban phục vụ cho cuộc họp hội nghị. Bên cạnh đó nhằm tăng chất lượng cuộc họp các bạn sẽ được tư vấn rõ ràng tỉ mỉ hơn.