Giải pháp họp trực tuyến, hội nghị truyền hình naviconference
I/ Xác định rõ nhu cầu khi muốn họp trực tuyến(hội nghị truyền hình)
Bạn cần xác định rõ nhu cầu để nhà cung cấp giải pháp có thể tư vấn cho bạn tốt nhất trên tiêu chí đáp ứng tốt và không bị lãng phí (tiết kiệm chi phí đầu tư) cụ thể bạn cần cung cấp các thông tin sau:
- 1. Xác định số lượng điểm cầu (bao nhiêu văn phòng) cần tham gia họp.
- 2. Số lượng điểm cầu tối đa cần tham gia họp đồng thời. Điều này nghe có vẻ buồn cười vì ta thường tư duy là có bao nhiêu văn phòng trang bị họp trực tuyến ở mục 1 nghĩa là tương đương với mục 2 nhưng nếu một nhà tư vấn chuyên nghiệp và đề cao quyền lợi cho KH thì lại rât khác bởi nó có thể giúp bạn tiết kiệm chi phí không nhỏ. Ví dụ tổ chức của bạn có tới 64 văn phòng trên cả nước trang bị họp trực tuyến nhưng thực tế khi họp bạn lại họp theo vùng (Bắc, Trung, Nam chẳng hạn) nghĩa là đồng thời bạn chỉ cần 30 điểm cầu họp đồng thời là tối đa, vậy khi đó bạn chỉ cần trang bị server với bản quyền tối đa là 30 điểm thay vì bản quyền 64 điểm, điều này đã giúp bạn tiết kiệm được chi phí khá lớn (kể cả với phương án thuê bao tháng).
- 3. Số lượng người tham dự họp tại mỗi điểm cầu.
- 4. Ngoài việc thấy Video và âm thanh bạn còn yêu cầu thêm tính năng gì khác không chẳng hạn như bạn cần 1 màn hình cho Video và 1 màn hình cho trình chiếu tài liệu độc lập nhau hay bạn cần tính năng viết bảng tương tác.
- 5. Về chất lượng Video bạn mong muốn mức độ như nào? Đủ rõ, mượt mà hoặc phải sắc nét đạt độ phân giải HD ?
- 6. Bạn đang có sẵn những gì như TV, máy chiếu, máy tính, hệ thống âm thanh, mic phòng họp ?
- 7. Đường truyền bạn đang sử dụng loại gì ADSL/FTTH, độ ổn định ra sao.
- 8. Yêu cầu khác nếu có.
II/ Lựa chọn thiết bị phù hợp cho giải pháp hội nghị truyền hình:
Căn cứ vào thông tin bạn cung cấp ở trên nhà cung cấp giải pháp cần tư vấn cho bạn loại thiết bị phù hợp nhất. Tùy theo quan điểm của nhà đầu tư như muốn tận dụng hạ tầng có sẵn không hay trang bị mới 100% toàn bộ, mô hình đầu tư tiết kiệm hay hoành tráng PRO thì nhà cung cấp giải pháp cần tư vấn loại thiết bị phù hợp tuy nhiên về mặt kỹ thuật buộc phải lưu ý mấy điểm sau:
- 1. Hệ thống âm thanh: gồm mic và loa (có thể phải kèm theo thiết bị phụ trợ như Mixer, Amply, bộ khử echo), tùy theo qui mô phòng họp mà chọn Speakerphone (tích hợp mic, loa) hay hệ thống mic và loa độc lập nhưng tính năng khử Echo phải là bắt buộc nếu không sẽ gây hiện tượng echo (âm thanh bị vòng lại phía người nói) làm ảnh hưởng tới chất lượng cuộc họp trực tuyến rất nhiều.
- 2. Hệ thống Video: tùy theo quy mô phòng họp và y/c về độ phân giải video cần lựa chọn loại phù hợp tuy nhiên cần lưu ý các tính năng như góc quan sát (khả năng bao phủ), khả năng tương thích với ánh sáng nền, khả năng PTZ và việc bố trí ánh sáng phòng họp trực tuyến cũng rất quan trọng bởi nó ảnh hưởng tới độ rõ nét của hình ảnh.
- 3. Cấu hình máy tính: tùy theo y/c về tính năng cũng như độ phân giải Video và năng lực xử lý của phần mềm mà chọn cấu hình máy cho phù hợp.
- 4. Thiết bị hiển thị: lựa chọn loại nào, TV hay Projector ? Kích thước bao nhiêu cho phù hợp với nhu cầu của bạn cũng rất quan trọng.
III/ Lựa chọn giải pháp phù hợp:
Hiện nay hầu hết các phần mềm họp trực tuyến/hội nghị truyền hình đều tương đối giống nhau về tính năng như Audio/Video, trình chiếu tại liệu, chia sẻ Desktop, chat, record … nhưng bạn cần lưu ý một số điểm sau để lựa chọn giải pháp phù hợp nhất cho nhu cầu của bạn:
- - Cách thức hoạt động: chạy phần mềm (từ Desktop) hay đăng nhập bằng web? Ứng dụng này có chiếm bao nhiêu phần trăm tài nguyên của máy (CPU performance, RAM)
- - Tính năng, giao diện có thân thiện với bạn hay không, đặc biệt có dễ sử dụng cho lãnh đạo của bạn hay không ví dụ có hỗ trợ phím gán quyền phát biểu qua phím tắt được không, khi đường truyền của một điểm nào đó có vấn đề thì có cảnh báo gì để bạn nhận biết không ?
- - Băng thông tối thiểu cần bao nhiêu cho một điểm cầu?
- - Khi tăng số lượng điểm cầu tham gia họp có cần tăng băng thông cho mỗi điểm cầu không ?
- - Vấn đề bảo mật cho an ninh thông tin ra sao ?
- - Phần mềm có phân biệt bản quyền theo gói hỗ trợ video chuẩn HD hay SD không ?
- - Giải pháp có cho phép tạo không giới hạn phòng họp và điểm truy nhập (user) không vì nếu bị giới hạn thì nhu cầu của mục I.2 có thể bạn sẽ không được đáp ứng.
- - Người dùng có được cấp chứng nhận bản quyền phần mềm không (để tránh mua phải phần mềm bẻ khóa crack).
Các từ khóa tìm kiếm trên google:
- - Họp trực tuyến
- - hội nghị truyền hình
- - giải pháp hội nghị truyền hình
Hãy tham gia dùng thử miễn phí giải pháp họp trực tuyến, hội nghị truyền hình naviconference!!!!!
