Các cuộc họp là một yếu tố không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp hay tổ chức. Có hai hình thức họp phổ biến nhất đó là họp truyền thống và họp trực tuyến. Vậy bạn có biết sự khác biệt giữa họp truyền thống và họp trực tuyến? Bài viết này sẽ giúp bạn giải quyết các thắc mắc về sự khác biệt hai hình thức này.
Họp truyền thống
Khái niệm
Một cuộc họp truyền thống là khi hai hoặc nhiều người đến với nhau để thảo luận về một hoặc nhiều chủ đề, thường là trong một môi trường chính thức hoặc kinh doanh, nhưng các cuộc họp cũng diễn ra trong nhiều môi trường khác nhau.
Cuộc họp truyển thống là một hình thức tập hợp các thành viên trong doanh nghiệp hoặc tổ chức với mục đích để thảo luận, tranh cãi hoặc đưa ra các quyết định quan trọng. Một cuộc họp tốt sẽ đưa ra các vấn đề cần khắc phục và các chiến lược phát triển. Chính vì vậy, mọi cuộc họp truyền thống đều được chuẩn bị chu đáo, kĩ lưỡng để tiến hành cân nhắc mọi quyết định.
Các cuộc họp truyền thống đều có những cách thức tổ chức khác nhau dựa trên số lượng thành viên tham gia, tính chất và thời gian của cuộc họp.
Ưu điểm của cuộc họp truyền thống
- + Họp truyền thống sẽ được chuẩn bị và thông báo từ trước. Điều này khiến các thành viên tham gia cuộc họp đều có thể chuẩn bị tài liệu và kế hoạch kĩ càng khi tham gia cuộc họp.
- + Môi trường trong phòng sẽ tạo nên không khí phòng họp. Điều đó khiến cho các thành viên tham gia cuộc họp đều nghiêm túc tham gia nó.
- + Mọi thành viên có thể đóng góp trực tiếp ý kiến và đưa ra các quyết định ngay lập tức
Nhược điểm của cuộc họp truyền thống
- + Tốn nhiều thời gian để chuẩn bị phòng họp, tập hợp các thành viên, và in ấn tài liệu. Điều này gây ra sự lãng phí thời gian và tiền bạc.
- + Vì có rất nhiều ý kiến đưa ra trong cuộc họp nên dễ đưa ra những quyết định sai lầm.
- + Khi tham gia vào các cuộc họp, các công việc đều bị hoãn lại nên sẽ làm giảm hiệu suất trong công việc.
- + Với các doanh nghiệp có chi nhánh ở nhiều nơi khác nhau, các thành viên sẽ phải đi lại nhiều để tham gia các cuộc họp. Điều này sẽ gây ra lãng phí thời gian và tiền bạc.
Họp trực tuyến
Khái niệm
Họp trực tuyến ra đời nhờ sự phát triển của nền tảng internet và những công nghệ tối ưu đã thay đổi định nghĩa về cuộc họp hiện đại, giúp các tổ chức, doanh nghiệp giải quyết bài toán trên.
Khác với các công cụ trao đổi thông tin khác như điện thoại hay fax, họp trực tuyến cho phép những người tham gia ở những địa điểm khác nhau cũng có thể cùng tham gia một cuộc họp từ xa. Hệ thống đơn điểm, đa điểm cho phép truyền thông tin, dữ liệu hình ảnh từ nhiều địa điểm cách xa nhau về mặt địa lý. Ở cuộc họp này, mọi người cũng có thể trực tiếp trao đổi với nhau thông qua hình ảnh và âm thanh một cách trực quan nhất.
Họp trực tuyến là giải pháp khắc phục hoàn toàn nhược điểm của họp truyền thống như tốn thời gian di chuyển giữa các địa điểm, chi phí phòng họp, chi phí phát sinh đi lại, ăn, ở,... Dù mỗi người ở một nơi nhưng chỉ cần có internet mọi người đều có thể tham gia một cuộc họp trực tuyến.
Ưu điểm của cuộc họp trực tuyến
- + Có thể họp xuyên biên giới mà không tốn chi phí đi lại: Để tham gia vào cuộc họp, các thành viên không cần phải di chuyển mà có thể ngồi tại chính văn phòng của mình. Điều này sẽ giúp cho các nhân viên tiết kiệm được rất nhiều thời gian di chuyển và có thể nâng cao được hiệu suất làm việc.
- + Quản lý các chi nhánh dễ dàng hơn: Với các cuộc họp trực tuyến, các doanh nghiệp có chi nhánh ở nhiều thành phố, quốc gia khác nhau có thể họp bàn công việc bất cứ lúc nào. Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra các chiến lược phát triển công ty, cùng nhau giải quyết những vấn đề của các chi nhánh.
- + Chia sẻ tài liệu giữa các chi nhánh dễ dàng hơn: Với các tài liệu quan trọng và được đưa ra trong cuộc họp, họp trực tuyến có thể được trình chiếu ngay lập tức. Điều này giúp cuộc họp diễn ra liên tục, không phải mất thời gian để chuyển in tài liệu.
Nhược điểm của cuộc họp trực tuyến
- + Có thể gây ra sự bất tiện với những người chưa tiếp xúc với hình thức họp trực tuyến.
- + Với các phần mềm họp trực tuyến chuyên dụng, doanh nghiệp sẽ phải lắp đặt các thiết bị và phần mềm. Nên đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, có thể gây tốn kém chi phí.
Từ sự so sánh giữa 2 hình thức họp trực tuyến và họp truyền thống, bạn có thể thấy họp hội nghị trực tuyến mang lại sự tiện lợi và lợi ích rất lớn cho người dùng. Bạn quan tâm đến công nghệ mới về họp trực tuyến, hội nghị truyền hình đa điểm? Hãy liên hệ ngay với chúng tôi, bạn sẽ được giải đáp hết mọi thắc mắc và được tư vấn giải pháp tốt nhất giải quyết vấn đề của bạn.
Thông tin liên hệ:
+ Website: naviconference.com
+ Facebook: Họp trực tuyến
+ Số điện thoại: 0906.109.099/ 0906.010.079
