Họp trực tuyến đang mang lại rất nhiều lợi ích cũng như giải quyết công việc nhanh chóng, hiệu quả, đồng thời giúp các doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí đi lại. Chính vì thế mà ngày càng có nhiều các doanh nghiệp sử dụng cuộc họp trực tuyến vào trong công việc hàng ngày.
Tuy nhiên, rất nhiều doanh nghiệp vẫn chưa biết cách thiết kế phòng họp trực tuyến đúng tiêu chuẩn. Bài viết này sẽ giúp bạn tìm hiểu các thiết bị cần dùng trong phòng họp trực tuyến, các bước xây dựng giải pháp và lắp đặt các thiết bị.
Các thiết bị cần dùng trong phòng họp trực tuyến
- Các thiết bị đi kèm trong cuộc họp trực tuyến
Các thiết bị đi kèm là một phần không thể thiếu trong mỗi cuộc họp trực tuyến. Chúng giúp cho chất lượng cuộc họp được đảm bảo, luôn được diễn ra liên tục và đạt hiệu quả cao. Các thiết bị cần dùng cho cuộc họp trực tuyến gồm:
- + Webcam: Webcam họp trực tuyến là một dạng máy quay kỹ thuật số có chất lượng cao, kết hợp với các thiết bị khác thông qua mạng internet. Thông qua webcam, người dùng có thể hội thoại, thảo luận các vấn đề trong cuộc họp.
- + Mic đa hướng: Đây là một trong các thiết bị có thể thu được âm thanh 360 độ trong khu vực phòng họp. Đây là sản phẩm gây được sự khác biệt đối đối với các dòng micro định hướng khi chỉ thu được âm thanh từ một hướng duy nhất.
- Đường truyền mạng
Đường truyền mạng là một yếu tố cực kỳ quan trọng bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của cuộc họp. Chính vì vậy, băng thông của đường truyền cũng phải đáp ứng được một số yêu cầu nhất định:
- Với giải pháp đầu cuối: Đường truyền phải đạt ít nhất 1 Mbps để có độ phân giải full HD
- Với giải pháp đa điểm: Đường truyền tại mỗi điểm nhánh phải có tốc độ tối thiểu 1 Mbps
Các bước xây dựng giải pháp và lắp đặt các thiết bị
Bước 1: Xác định nhu cầu kết nối bao nhiêu điểm cầu
Tùy vào nhu cầu của doanh nghiệp để xây dựng số lượng điểm cầu. Hiện nay, có hai hình thức xây dựng số điểm cầu chính là site to site (mô hình chỉ có hai kết nối điểm) và Multisites (mô hình có ba kết nối điểm trở lên).
Cùng với đó, phòng họp trực tuyến có 3 loại mô hình chính. Mô hình phòng họp nhỏ cho các doanh nghiệp muốn tổ chức cuộc họp trực tuyến với số lượng người tham gia dưới 10 người. Mô hình phòng họp vừa với số lượng người tham gia không quá 15 người. Mô hình phòng họp lớn phù hợp với các cuộc họp có quy mô lớn, số lượng người tham gia trên 15 người.
Bước 2: Xác định ngân sách đầu tư
Khi sử dụng mô hình họp trực tuyến, bạn cần phải lựa chọn một số trang thiết bị để chất lượng cuộc họp được đảm bảo nhất. Việc xác định ngân sách sẽ giúp bạn xây dựng giải pháp thật nhanh chóng và lựa chọn được các thiết bị phù hợp.
Bước 3: Khảo sát phòng họp
Tùy vào quy mô của doanh nghiệp cũng như số lượng người tham gia vào cuộc họp mà lựa chọn diện tích phòng họp sao cho phù hợp.
Với số lượng người tham gia vào cuộc họp trực tuyến là trên 20 người, phòng họp cần có diện tích sử dụng khoảng trên 40m2. Với số lượng người tham gia khoảng 15- 20 thành viên, phòng họp cần có diện tích sử dụng khoảng 30m2. Còn với số lượng người tham gia khoảng 10 thành viên thì diện tích phòng họp khoảng 20m2.
Bên cạnh đó, phòng họp còn phải dựa trên các tiêu chí như độ sáng, độ vang, khả năng cách âm, …
Bước 4: Tiến hành lắp đặt
Sau khi đã xác định được quy mô phòng họp trực tuyến cũng như vị trí lắp đặt mà doanh nghiệp đã chọn, các kỹ thuật viên sẽ tiến hành việc lắp đặt các trang thiết bị cũng như vận hành thử cho doanh nghiệp. Cùng với đó là các kỹ thuật viên sẽ hướng dẫn tận tình cách thức sử dụng cũng như điều chỉnh các tính năng trong quá trình sử dụng. Nếu có phát sinh các vấn đề, các kỹ thuật viên sẽ ngay lập tức xử lý.
Bạn quan tâm đến công nghệ mới về họp trực tuyến, hội nghị truyền hình đa điểm? Hãy liên hệ ngay với chúng tôi, bạn sẽ được giải đáp hết mọi thắc mắc và được tư vấn giải pháp tốt nhất giải quyết vấn đề của bạn.
