Hội nghị truyền hình đang ngày càng phổ biến được rất doanh nghiệp sử dụng. Nhiều đơn vi đã chi ra rất nhiều tiền để đầu tư cho cuộc họp trực tuyến nhưng vẫn chưa họ vẫn cảm thấy nó chưa thực sự hiệu quả. Vậy vấn đề nằm ở đâu? Hôm nay hãy cùng Naviconference đi tìm hiểu về những lưu ý để tổ chức hội nghị truyền đạt hiệu quả cao.
1. Vị trí đặt máy quay video trong phòng họp
Một trong những nguyên tắc quan trọng nhất là phải đặt máy quay ở vị trí có thể hiển thị được hết các thành viên. Nhiều đơn vị lại không quá trú trọng vấn đề này. Họ chỉ quan tâm có đầy đủ các đại biểu là được. Trên thực tế chính việc làm này có thể làm cho các vị trí khác tham gia cuộc họp trở nên xao nhãng. Chính vì thế lời khuyên ở đây của chúng tôi là bạn nên đặt vị trí camera của mình ở nơi có thể bao hết được các thành viên, để giúp cho mọi người có thể tập trung hết sức mình vào trong cuộc họp.
2. Trao đổi thông tin giữa mọi người trong vòng 5 phút đầu tiên
Khoảng thời gian đầu của mỗi cuộc họp luôn khá căng thẳng và trầm. Chính vì thế., người chủ tọa cuộc nên tạo một cuộc nói chuyện để sao cho các thành viên trong cuộc họp đều có thể được nói. Điều này sẽ giúp họ gỡ bỏ lớp băng bên trong, từ đó tự tin hơn để đưa ra các ý kiến sáng tạo, đóng góp cho cuộc .
3. Phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng người
Ngay từ trước khi bắt đầu cuộc họp, việc phân chia nhiệm vũ bắt buộc phải rõ ràng. Ai có nhiệm viết bảng trắng thì phải vào vị trí viết bảng, ai là người ghi chép nội dung cuộc họp thì phải tập chung ghi các nội dung chính của cuộc họp,... Các nhà quản lý, tổ chức cuộc họp sẽ phải lên kế hoạch chi tiết cho vấn đề này.
4. Sử dụng nút “tắt tiếng” hợp lý
Trong cuộc nút tắt tiếng chỉ được tắt đi khi các chủ tọa cuộc họp yêu cầu các thành viên tự thảo luận để đưa ra ý kiến đóng góp. Nếu không có lệnh của chủ tọa thì tuyệt đối các thành viên không được sử dụng chức năng này. Bởi nếu cuộc họp có một tình huống chủ tọa có thể gây cười cho những người để cuộc họp bớt đi sự căng thẳng mà các đầu dây lại để chế tắt tiếng. Như vậy có thể giết chết cảm xúc của buổi họp. Bên cạnh đó việc bật tiếng nên cũng hạn chế được việc các thành viên tham gia cuộc họp không tập chung, nói chuyện riêng với nhau trong cuộc họp,
5. Những hình phạt cần được chú ý nhiều hơn
Để cuộc họp trở nên hiệu quả thì các thành viên luôn luôn phải chú ý thật kỹ nội quy cuộc họp. Có thể kể ra một vài lỗi mà nhiều thành viên tham gia họp mắc phải: Không tắt chuông điện thoại, làm việc đa nhiệm trong cuộc họp,...Đây là những hành vi không nên. Những hành động này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến cuộc họp chung, làm giảm đi sự hiệu quả. Các nhà quản lý nội quy cần có những hình thức phạt dành cho các cá nhân không chấp hành đúng quy định.
>> ĐỌC THÊM: Tư vấn cách chuẩn bị một hội nghị truyền hình đa điểm
Hy vọng bài viết trên cung cấp cho bạn nhiều thông tin hữu ích. Nếu bạn đang có câu hỏi gì liên quan đến lĩnh vực họp trực tuyến hãy đặt câu hỏi cho chúng tôi, chúng tôi sẽ giải đáp hết mọi thắc mắc của bạn mà không thu thêm bất kỳ phí dịch vụ nào. Thông tin liên hệ:
+ Website: naviconference.com
+ Facebook: Họp trực tuyến
+ Số điện thoại: 0906.109.099/ 0906.010.079
