Quy trình tổ chức hội thảo cần chú trọng đến các mục đích, yêu cầu chung: các cuộc họp quan trọng (các quyết định mang tính pháp lý cao), các buổi đại hội, các buổi hội thảo, các buổi lễ. Muốn tổ chức hội thảo thành công, thì công tác chuẩn bị phải thật tốt.
Tổ chức hội thảo cần những gì
1. Các công việc chuẩn bị
- Lập ban tổ chức và văn phòng hội nghị
- Lựa chọn ngày, tháng
- Soạn thảo lịch trình, kế hoạch, chương trình nghị sự
- Chọn địa điểm
- Thông báo cho các thành viên, khách mời
- Chuẩn bị tài liệu
- Chuẩn bị phương tiện, dụng cụ nghe nhìn
- Nghiên cứu kỹ các thủ tục nghi thức cho phù hợp
- Bố trí các nhóm chuyên trách (kiểm diện, tặng hoa, đón hoa, hướng dẫn, phục vụ,...)
- Tiếp xúc các diễn giả (nếu là hội nghị, hội thảo).
- Triển khai một số công việc với giới thông tin đại chúng (nếu cần)
- Sắp xếp các dịch vụ ăn uống (nếu có)
- Sắp xếp phương tiện đi lại, nơi nghỉ,...cho các thành viên (nếu từ xa tới).
- Tính toán, dự trù kinh phí.
2. Những công việc khi tiến hành hội nghị
- Quán xuyến điều hành công việc phục vụ, các phát sinh, các tình huống gián đoạn
- Nhân viên nữ, ăn mặc đẹp để đón tiếp khách
- Nhân viên nam làm nhiệm vụ đón nhận hoa
- Nhân viên am hiểu, tháo vát để hướng dẫn khách những phút đầu
- Trong hội nghị, thư ký, phiên dịch làm nhiệm vụ ghi âm, biên tập, in ấn
- Cần bố trí một thành viên bám sát công việc cũa các phóng viên (nếu có)
- Lưu ý chu đáo những công việc khi bế mạc.
3. Sau hội nghị
- Viết thư cám ơn diễn giả, khách mời
- Lập hồ sơ cuộc họp, hội nghị
- Hoàn chỉnh và thông qua biên bản hội nghị, sao gởi các nơi liên quan
- Theo dõi thực hiện các quyết định
- Chuẩn bị thông tin cho cuộc hội nghị sau, họp rút kinh nghiệm tổ chức cuộc hội nghị
- Các công việc còn lại khác như: chuyển trả các thiết bị (có lấy xác nhận )
- Thanh toán các khoản tiền, đối chiếu, quyết toán.
Giới thiệu hình thức tổ chức hội thảo trực tuyến
Hội thảo trực tuyến hay còn gọi là hội nghị trực tuyến(Online meeting, online conference). Họp trực tuyến là hình thức họp qua các phần mềm, web hội nghị hoặc qua tổng đài hội thoại thông qua môi trường internet/PSTN nhằm mục đích giảm chi phí và thời gian của các tổ chức so với những hội nghị trực tiếp(face-to-face). Ngoài ra đây cũng là ứng dụng để đào tạo trực tuyến(E-learning) cho các công ty hoặc các trung tâm, trường học đào tạo từ xa, lớp học ảo.
1. Tổ chức hội thảo trực tuyến
Tùy vào nhu cầu sử dụng, tính cố định và tài chính mà đầu tư, sử dụng dịch vụ hội nghị.
2. Đầu tư hệ thống hội nghị truyền hình
Đầu tư hệ thống phần cứng cho các điểm cầu là một hình thức rất tốn kém(chi phí đầu tư,vận hành , khấu hao thiết bị…), không linh hoạt trong việc mở rộng và yêu cầu đường truyền cao.
Đầu tư hệ thống họp trực tuyến qua web/phần mềm. Với hình thức này công ty tiết kiệm hơn, linh hoạt trong việc mở rộng, không yêu cầu đường truyền cao nhưng vẫn chưa phải lựa chọn thông minh nhất.
>>Tham khảo: Thiết bị hội nghị truyền hình gồm những gì?
3. Sử dụng dịch vụ hội nghị
Hiện tại rất nhiều phần mềm /web hỗ trợ họp trực tuyến miễn phí như Yahoo/Skype/GoMeeting… nhưng rất hạn chế chức năng nếu sử dụng nhiều chức năng thì trả phí và thường là của nước ngoài nên rất bất tiện trong việc hỗ trợ, thanh toán. Đặc biệt đường truyền cũng là một vấn đề lớn đối với những dịch vụ của nước ngoài vì đường truyền quốc tế thường rất chậm không thể tổ chức cuộc họp tốt.
>>Tham khảo: Phần mềm họp trực tuyến Naviconference
Nếu bạn đã quyết định chọn cho mình một phần mềm tổ chức hội thảo trực tuyến thì hãy đến với chúng tôi, NaviConference hiện đang cung cấp ứng dụng hội nghị trực tuyến với phần mềm Naviconference phiên bản 3.0 cùng những thiết bị hội nghị truyền hình chuẩn quốc tế. Giải pháp họp trực tuyến Naviconference tự hào là giải pháp chất lượng, được nhiều người tin dùng và được thiết kế trên nền tảng công nghệ Realtime Communication tiên tiến nhất hiện nay. Có được điều này chính là nhờ sự kết hợp giữa: đội ngũ kỹ sư tâm huyết, am hiểu công nghệ và hạ tầng mạng Internet tại Việt Nam của chúng tôi với các đối tác chuyên gia đến từ Hàn Quốc và Mỹ.
