Tiêu chuẩn của một phòng họp trực tuyến khác hẳn với tiêu chuẩn của một phòng họp thông thường. Bởi đây không chỉ là có các thành viên họp ngay tại đấy mà còn là nơi kết nối những thành viên khác thông qua phần mềm họp trực tuyến. Trong bài viết này, Namviet Telecom sẽ chia sẻ với các bạn về tiêu chuẩn của một phòng họp trực tuyến.
.jpg)
Phòng họp trực tuyến là gì
Phòng họp trực tuyến trước hết phải đảm bảo có đầy đủ các chức năng của một phòng họp thông thường. Phòng họp phải là nơi có không gian rộng, dành cho việc tổ chức các cuộc họp trực tuyến với khách hàng, đối tác. Bên cạnh đó, phòng họp trực tuyến phải có đầy đủ các chức năng kết nối đàm thoại, hình ảnh trực tiếp với các nhóm người cách xa nhau về mặt địa lý thông qua các thiết bị chuyên dụng và phần mềm họp trực tuyến.
Chính vì có các chức năng kết nối này, phòng họp trực tuyến cò được trang bị các thiết bị chuyên dụng như màn hình chiếu, micro, các thiết bị đầu cuối để phục vụ việc kết nối với những người bên ngoài phòng họp.
Một số tiêu chuẩn trong thiết kế phòng họp trực tuyến
Để phòng họp trực tuyến đảm bảo chất lượng về mọi mặt và có thể phục vụ tốt nhất cho cuộc đàm thoại, phòng họp trực tuyến cần được thiết kế theo một số tiêu chuẩn sau:
Nội thất phòng họp trực tuyến
Phòng họp trực tuyến là nơi thường xuyên diễn ra các cuộc họp với những cá nhân hoặc nhóm người cách xa nhau về mặt địa lý. Chính vì vậy, phòng họp trực tuyến nên được thiết kế theo hướng đơn giản, tối giản hóa mọi chi tiết.
Trong phòng họp trực tuyến, doanh nghiệp nên sử dụng loại bàn họp hình ovan, bán nguyệt để webcam họp trực tuyến có thể xoay và quay được toàn bộ những người tham gia cuộc họp. Ghế sử dụng trong phòng họp trực tuyến nên lựa chọn những loại ghế có phần lưng tựa thấp để không gây cản trở tầm nhìn của người của người khác.
Về cách bố trí các vị trí trong phòng họp trực tuyến, bạn nên sắp xếp theo vị trí hình vòng cung, chữ U để mọi người tham gia cuộc họp có thể tập trung về phía màn hình chiếu. Bên cạnh đó, bạn cũng nên sắp xếp thật hợp lý các thiết bị máy chiếu và nên kiểm tra tín hiệu đường truyền và các thiết bị để chất lượng cuộc họp luôn tốt nhất.
Không có các yếu tố trang trí bên trong phòng họp
Trong phòng họp trực tuyến, bạn không nên có các yếu tố trang trí nội thất bên trong, tránh làm mất đi tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Thiết kế phòng họp trực tuyến càng đơn giản càng tốt, để tránh gây những góc che và làm cản trở việc ghi hình của webcam.
Đặc biệt, trong phòng họp không nên để những đồ dùng bằng kính hoặc tranh ảnh có khung kính. Đây là những vật hay phản chiếu ánh sáng, dễ gây lóa mắt vfa ảnh hưởng đến viêc ghi hình của camera.
Cùng với đó, các phụ kiện trang trí như lọ hoa, cây cảnh,…cũng nên để càng ít càng tốt để tránh những người tham gia hội nghị trực tuyến mất tập trung. Đối với những phòng họp trực tuyến cỡ nhỏ, thì bạn nên loại bỏ hoàn toàn các yếu tố trang trí.
Tông màu trong phòng họp trực tuyến
Tông màu trong cuộc họp trực tuyến có ảnh hưởng rất lớn đến hình ảnh thu được của camera. Chính vì thế, khi thiết kế phòng họp trực tuyến, bạn phải chú ý đến chi tiết màu sắc trong không gian phòng họp. Sử dụng màu sắc phù hợp trong phòng họp trực tuyến giúp những người tham gia sẽ tập trung hơn, độ trực quan tăng lên.
Bạn nên tránh chọn những màu quá rực rỡ dễ gây nên sự phản chiếu ánh sáng trong phòng họp. Bạn cũng nên chọn màu trắng trong phòng họp trực tuyến vì nó làm ảnh hưởng đến chất lượng hình ảnh mà camera thu được. Hơn nữa, bạn cũng không nên lựa chọn những loại giấy dán tường có hoa văn, nó sẽ khiến những thành viên tham gia cuộc họp bị mất tập trung, rối mắt.
Bạn nên chọn những tông màu nhạt, trung tính như màu be, màu xám, xanh nhạt,… để cung cấp nền hiển thị tốt nhất cho cuộc họp trực tuyến. Hơn nữa, những gam màu trung tính sẽ mang đến chát lượng hình ảnh tốt nhất và cũng sẽ khiến những người tham gia tập trung vào cuộc họp hơn.
>>> Xem thêm: Ứng dụng công nghệ 3D vào hội nghị trực tuyến trong tương lai
Ánh sáng trong phong họp
Ánh sáng trong phòng họp trực tuyế làm ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của cuộc họp trực tuyến. Chính vì thế, phòng họp trực tuyến cần phải có ánh sáng đều, cân bằng tự động để phòng họp luôn có màu sắc tự nhiên. Độ sáng trong phòng họp nên để ở mức 500 LUX, những ánh sáng khác nên để ở mức 50 – 80 LUX để có sự hiển thị tốt nhất cho màn hình.
Bạn nên tránh để ánh sáng chiếu trực tiếp vào webcam họp trực tuyến để tránh các hình ảnh bị lóa, làm ảnh hưởng đến chất lượng hình ảnh trong cuộc họp. Bên cạnh đó, nếu phòng họp có cửa sổ, bạn nên sử dụng các loại rèm dây để giảm thiểu ánh sáng mặt trời chiếu trực tiếp vào camera ghi hình.
Độ cách âm của phòng họp trực tuyến
Khi thiết kế phòng họp trực tuyến, bạn nên cần chú ý đến độ cách âm của phòng họp. Đây là điều đặc biệt cần thiết đối với phòng họp trực tuyến. Phòng họp trực tuyến cần phải có độ cách âm tốt thì âm thanh truyền đi mới không bị lẫn tạp âm và giúp cho đối phương có thể nghe rõ hơn.
Các thiết bị đường truyền
Chất lượng của các thiết bị âm thanh, camera ghi hình, màn hình chiếu, đường truyền,… sẽ làm ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng cuộc họp. Đây là yếu tố liên quan đến công nghệ. Chính vì vậy, nếu bạn chưa tìm được đơn vị kỹ thuật nào chuyên tổ chức và đưa ra các giải pháp về hội nghị truyền hình trực tuyến, có thể liên hệ với Nam Việt qua 0906.109.099/ 0906.010.079 hoặc gửi Email qua: namviettelecom@gmail.com để được nhận được sự tư vấn tốt nhất.
