Phần mềm họp trực tuyến là một trong những công cụ tốt nhất cho doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tiền bạc trong khi năng suất của các nhân viên vẫn tăng. Nhưng vấn đề là hầu hết các doanh nghiệp không tận dụng hết lợi thế của dịch vụ hội nghị truyền hình trực tuyến. Trong bài viết này, Namviet Telecom sẽ giúp bạn phân tích một số lỗi cụ thể mà các doanh nghiệp có thể mắc phải trong hội nghị truyền hình và những cách để bạn có thể xử lý các vấn đề.
Thiếu sự chuẩn bị
Hội nghị truyền hình trực tuyến khác với một cuộc họp truyền thống ở nhiều điểm. Một trong những khác biệt lớn nhất đó chính là sự chuẩn bị để các hội nghị truyền hình trực tuyến được thành công. Thông thường, những người tham gia cuộc họp trực tuyến không chuẩn bị đúng cách để bàn luận các vấn đề thông qua video. Họ có thể bị phân tâm hoặc làm những việc khác khi tham gia cuộc họp. Điều này sẽ khiến cuộc họp trực tuyến của doanh nghiệp không thành công.
\
Trong các cuộc họp với nhân viên, dù là trực tiếp hay từ xa, điều quan trọng là bạn phải cho họ thấy hội nghị video có ưu điểm vượt trội hơn là một cuộc họp chỉ có âm thanh. Làm như vậy, hội nghị truyền hình trực tuyến sẽ gần gũi hơn với các nhân viên và nó sẽ được sử dụng thường xuyên hơn.
Đối với khách hàng hoặc đối tác của doanh nghiệp, bạn cũng nên đặt một lịch hẹn trước với họ khi họp hội nghị truyền hình trực tuyến. Như vậy, họ có thể chuẩn bị kỹ các tài liệu, dự án cần phải thảo luận trong cuộc họp cũng như sắp xếp lịch trình của họ thật hợp lý để tránh sự chồng chéo công việc.
>>> Xem thêm: Các thiết bị cần dùng trong phòng họp trực tuyến
Vị trí xấu
Trong hội nghị truyền hình trực tuyến, bạn muốn mọi người tập trung vào các vấn đề mà bạn đang nói tới thay vì bị phân tâm bởi màu sơn nổi bật của tường hoặc bởi những người đi qua lại. Bạn cần hạn chế những tác động phát sinh trong quá trình diễn ra hội nghị truyền hình trực tuyến. Đó là lý do tại sao vị trí diễn ra cuộc họp trực tuyến rất quan trọng.
Địa điểm diễn ra cuộc họp trực tuyến phải là một căn phòng có đủ ánh sáng với môi trường trung tính. Nếu không khí trong căn phòng bạn muốn sử dụng cho hội nghị truyền hình quá nhộn nhịp, ví dụ như một văn phòng mở, bạn hãy đầu tư một phông nền. Nó sẽ không có tác động làm giảm tiếng ồn, nhưng nó sẽ làm cho đối phương mất đi sự chú ý đến điều đó.
Một điều cần chú ý nữa là bạn hãy đảm bảo nguồn ánh sáng không ở phía sau bạn. Một số người mắc sai lầm khi ngồi trước cửa sổ để thực hiện các cuộc họp trực tuyến. Điều này khiến cho đối phương không thể nhìn rõ bạn và các hình ảnh luôn không được rõ nét. Điều này sẽ gây ảnh hưởng đến chất lượng cho cuộc họp của doanh nghiệp.
Hiện nay, trên thị trường có một số loại đèn chuyên để lắp đặt trong các hội nghị trực tuyến. Các doanh nghiệp có thể để lắp đặt trong trong họp trực tuyến để ánh sáng trong phòng luôn đạt chất lượng tốt nhất.
Chuyển động trong hội nghị
Khi vị trí của những webcam họp trực tuyến ổn định, bạn sẽ có một cuộc họp trực tuyến rõ ràng và chất lượng hình ảnh cao. Nhưng nếu bạn lắc và di chuyển webcam liên tục, các hình ảnh sẽ bị mờ và làm mất tập trung của những người tham gia cuộc họp. Ngoài ra, việc các hình ảnh có chất lượng không tốt sẽ làm khiến cho các đối tác hay khách hàng nghi ngờ về độ chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
Nếu bạn phải sử dụng thiết bị cầm tay như điện thoại hoặc máy tính bảng, bạn nên tìm một nơi để ổn định cho thiết bị của bạn để các hình ảnh truyền đi cho chất lượng tốt nhất.
Đối với máy tính xách tay cũng vậy. Nếu bạn đang thực hiện cuộc họp trực tuyến qua máy tính xách tay, bạn phải giảm tối đa các di chuyển để không làm cho những người khác phân tâm hoặc làm biến dạng hình ảnh.
Sử dụng sai loại micro
Bên cạnh đó, bạn cũng cần xem xét tiếng ồn xung quanh. Nếu bạn sử dụng cài đặt đầu ra và đầu vào của âm thanh mặc định trong máy tính, nó có thể gây ra tiếng ồn không mong muốn trong video. Bạn có thể tránh vấn đề này bằng cách sử dụng các mic chuyên dụng trong cuộc họp.
>>> Xem thêm: Top 4 Micro họp trực tuyến cho chất lượng âm thanh tốt nhất
Khi lắp đặt phần mềm họp trực tuyến, hãy lắp đặt thêm các micro chuyên dùng trong các hội nghị truyền hình trực tuyến. Hiện nay có rất nhiều các loại micro như mic cổ ngỗng, mic đa hướng,… bạn có thể lựa chọn để phù hợp với doanh nghiệp của mình.
Nếu như bạn không sử dụng các thiết bị mic chuyên dụng, sẽ khiến cho âm thanh trong cuộc họp không được rõ hoặc mất tiếng. Điều này sẽ làm ảnh hưởng đến sự chuyên nghiệp của công ty bạn.
Bạn có thể tránh những lỗi này bằng cách sử dụng giải pháp hội nghị truyền hình trực tuyến của Namviet Telecom. Nếu như bạn có thắc mắc hoặc cần chúng tôi giải đáp các câu hỏi hãy liên hệ với chúng tôi thông qua:
+ Điện thoại: 0906.109.099/ 0906.010.079
+ Email: namviettelecom@gmail.com
